Метод и виды бесед ! ! !

Алексей 2016-04-21

Метод и виды бесед ! ! ! Приветствую Вас дорогой читатель .

В этой статье мы с вами обсудим четыре вида разговора, касающихся:
— отношений;
— возможностей;
— благоприятных обстоятельств;
— действий.

Все эти четыре вида беседы могут быть частью единой, более развернутой беседы. Они также могут проходить по отдельности, на различных стадиях процесса или проекта.

Беседа для установления отношений

Это разговор-знакомство. От ваших отношений с подчиненными зависит, какое задание вы сможете выполнить с этими людьми. Границы этих взаимоотношений определяют, что вы можете сказать друг другу и о чем вы можете друг друга попросить. Поле деятельности ограничивается рамками ваших взаимоотношений. Продумайте свою первую встречу с кем-нибудь на приеме: первые несколько минут представляют собой яркий пример разговора для установления отношений. Деловые разговоры для установления отношений обходятся без социальных условностей и поисков общих интересов. Они создают отношения, необходимые вам для достижения ваших целей. Они устанавливают условия таких отношений.

Такой разговор должен произойти в самом начале любых деловых отношений. Может быть, его придется повторить, когда границы отношений начнут становиться размытыми или станут забываться. Очень часто, при переходе от одного задания к другому, приходится вновь очерчивать области ответственности и полномочий. Так что это та тема, к которой, по всей видимости, вам придется возвращаться достаточно часто.

Беседа для установления отношений, её ключевые вопросы:

-Каковы границы наших полномочий?
— С чего можем начать?
— Какое отношение мы имеем к вопросу, который нам предстоит решить?
— Что нас связывает?
— Как мы смотрим на вещи?
— В чем мы сходимся, и в чем наши мнения различаются?
— Знаешь ли ты то, чего не знаю я?
— Чем я могу быть полезен тебе?
— Как мы можем лучше понять друг друга?
— Можем ли мы вместе полагаться на это?

Разговоры для установления отношений порой вызывают напряженность и неловкость. В результате мы часто проводим их в спешке или делаем вид, что в них вообще нет необходимости.

Беседа для выявления возможностей

Это беседа-исследование. Аналогична стадии «восприятия». Это попытка взглянуть на многие вещи по-новому, установить различия, не давая им оценки. Это разговор вопросов. Беседа не для того, чтобы определиться, что делать и делать ли что-нибудь. Она нужна для получения максимального объема новой информации и выработки идей. Это очень тонкая материя, частично из-за того, что возможности всегда носят весьма неопределенный характер, а частично из-за ощущения, что собеседники оценивают друг друга. Поскольку вы контролируете проведение этого разговора, вы должны быть внимательны. Дайте ясно понять, что время для принятия решений еще не наступило. Склоните вашего собеседника к тому, чтобы он поделился с вами своими соображениями, заверив его при этом, что ему не придется отвечать за предложенные им идеи. Постарайтесь не давать оценок и не критиковать. Попробуйте отвергнуть или принять то, что говорит ваш собеседник.
Воспользуйтесь лестницей выводов. В частности, очень осторожно управляйте эмоциональной стороной разговора. Это именно тот момент, когда люди склонны проявлять свои чувства. Признайте эти чувства и попробуйте найти для них объяснение.

Беседа для выявления возможностей, её ключевые вопросы:

— В чем заключается проблема?
— Что мы пытаемся сделать?
— В чем состоит реальная проблема?
— Какие реальные действия мы пытаемся предпринять?
— В этом ли заключена проблема?
— Как бы мы могли взглянуть на это под другим углом?
— Можем ли мы дать этому другое толкование?
— Как бы мы могли это сделать?
— Как это выглядит с точки зрения другого человека?
— Чем данный случай отличается от прошлого?
— Делали ли мы раньше что-то подобное?
— Можем ли мы решить этот вопрос проще?
— Можем ли мы разделить данную задачу на этапы?
— На что это похоже?
— Как это выглядит, или что мы при этом чувствуем?

Беседа по выявлению благоприятных возможностей

Такой разговор перекликается со стадией «отдачи» ДВОРа. Беседа по выявлению благоприятных возможностей нужна для того, чтобы наметить, какие действия вы могли бы предпринять. Она главным образом касается планирования. Переход от возможностей к благоприятным возможностям лежит через оценку. Определяя благоприятные возможности вы, в первую очередь, заинтересованы в постановке целей и выявлении препятствий.
Это такой разговор, в ходе которого вы отдаете больше, чем получаете. В конце концов, скорее всего вы знаете о возможностях больше, чем ваш подчиненный. Проводите этот разговор для того, чтобы определиться, что надо делать. Прикиньте, что вам необходимо для достижения результата: ресурсы, время, поддержка, навыки. Переберите имеющиеся возможности в поисках наиболее подходящей. Постарайтесь на этой стадии не отмести потенциальные возможности, сфокусировав свой взгляд на тех, которые являются действительно благоприятными. Зачастую людям значительно проще достичь поставленных целей, чем мы можем себе представить.

Беседа по выявлению благоприятных возможностей, её ключевые вопросы:
— Где мы можем действовать?
— Что мы могли бы сделать?
— Каковы ваши возможности?
— Какие из этих возможностей наиболее подходящие?
— Какую цель мы ставим перед собой?
— Где мы можем столкнуться с препятствиями?
— Как мы узнаем, что добились успеха?

Очень часто разговоры по выявлению благоприятных возможностей заканчиваются ничем — мы представляем себе, что таких возможностей крайне мало. Вы можете сделать разговор более насыщенным и захватывающим, задавшись вопросом, какова же ваша истинная цель. Представьте себя в будущем, когда вы уже достигли своей цели. На что это похоже? Что происходит? Как себя ведут люди? Что вам необходимо сделать, чтобы достичь такого будущего? Начинайте двигаться назад от якобы достигнутого результата, определяя шаги, которые необходимо сделать, чтобы это произошло. Подобное «обратное планирование» очень часто может помочь вам найти новые и более простые благоприятные возможности.
Беседа по поводу действий
Беседа-расставание определяет действия. Вы приходите к соглашению о том, что делать, кто будет это делать и когда это должно быть сделано. Перевод благоприятной возможности в плоскость действий требует больше, чем просто согласия. Вы должны добиться обещания, обязательства работать.

Менеджеры часто говорят, что одна из сложнейших задач в управлении людьми заключается в том, чтобы добиться действия. «Вы замечали, — сказал мне недавно один из старших директоров, — что люди, кажется, никогда не делают того, что они обязаны делать?» Доведение согласованных действий до конца может стать стадией, отнимающей наибольшее количество времени. Беседа по поводу действий является первым шагом по раннему предупреждению этой проблемы. Крайне важно зафиксировать обещания, полученные в результате беседы.
Беседа по поводу действий, её основные стадии:

Беседа по поводу действий — это взаимопереплетение потребностей и обещаний. Она принимает конкретную форму.

— Вы просите другого человека сделать что-то к определенному сроку. Дайте понять, что это просьба, а не приказ. Приказы могут привести к мгновенным результатам, но они редко порождают преданность делу.
— У другого человека есть четыре возможных ответа на вашу просьбу:
— он может принять вашу просьбу;
— он может ее отклонить;
— он может пообещать принять или отклонить вашу просьбу позже («Я дам вам знать не позднее…»);
— он может сделать встречное предложение («Я не могу сделать этого, но я могу сделать…»)*
— разговор заканчивается обещанием («Я сделаю для вас X ко времени Y»).

Такая четырехступенчатая модель разговора, будь то в его простой форме ДВОР или в более сложной форме отношение-возможность-благоприятная возможность-действие, сослужит вам хорошую службу во многих вопросах, с которыми вам приходится сталкиваться как менеджеру, управляющему людьми. Некоторые из ваших бесед будут включать в себя все четыре стадии, некоторые будут в большей мере сосредоточены на одной из них. Но очень важно помнить, что все эти беседы будут действительно эффективны только тогда, когда вы будете проводить их последовательно.
Успех каждой беседы зависит от успеха предыдущей. Если в ходе беседы вам не удастся достичь результата, то эта информация подспудно перейдет в следующую беседу. Например, вопросы, не решенные в ходе разговора для установления отношений, могут обернуться конфликтом возможностей, скрытыми вопросами или «столкновением личностей». Неисследованные возможности становятся потерянными благоприятными возможностями. А обещания выполнить работу, не имеющие под собой истинной заинтересованности, позже создадут управленческие проблемы.